Revisión independiente del cronograma

Un programa se aprueba muchas veces por razones que nada tienen que ver con su calidad técnica: llegó a tiempo, viene del contratista que ganó, muestra la fecha que el contrato pide. Una revisión independiente existe para responder otra pregunta: si ese programa sirve para dirigir la obra y para medir lo que pase después.

Qué se revisa

La guía de evaluación de cronogramas de la GAO organiza la respuesta en cuatro características de un cronograma confiable: que sea completo, bien construido, creíble y controlado. Debajo de ellas están sus diez buenas prácticas, que definen el contenido concreto de una revisión:

• Capturar todas las actividades, incluidas las del mandante y las de terceros. Es la trazabilidad con la EDT.
• Secuenciarlas con lógica, minimizando y justificando restricciones de fecha y esperas.
• Asignar los recursos necesarios y establecer duraciones realistas.
• Verificar la trazabilidad horizontal y vertical entre niveles y entre contratos.
• Validar la ruta crítica y comprobar que la holgura total sea razonable.
• Someter el programa a un análisis de riesgo.
• Actualizarlo con el avance y la lógica reales, y mantener una línea base.

La holgura merece atención propia: según la GAO, una holgura total exageradamente alta en una actividad o en un camino indica que puede faltar lógica o que la lógica es inválida. Es el indicador que más rápido revela un programa que no está realmente conectado.

Lo cualitativo y lo cuantitativo

Una revisión seria combina dos capas. La cualitativa examina políticas y procedimientos: cómo se actualiza, quién lo hace, contra qué se compara. La cuantitativa mide el archivo del programa.

Para la primera, la GAO publica un cuestionario por cada buena práctica, con las preguntas, la documentación que hay que pedir y los efectos probables si el criterio no se cumple. Por ejemplo, sobre la ruta crítica pregunta si es continua desde la fecha de estado hasta los hitos de término, y si está gobernada por restricciones, esperas o actividades de nivel de esfuerzo.

Para la segunda, la referencia más usada es la evaluación de 14 puntos de la DCMA, que tratamos en detalle en los 14 puntos de la DCMA. Sus umbrales habituales: tareas sin predecesor o sucesor bajo el 5 %, cero adelantos, esperas bajo el 5 %, relaciones fin a comienzo en al menos el 90 %, restricciones duras bajo el 5 %, holgura total sobre 44 días hábiles bajo el 5 % y holgura negativa idealmente en cero.

Ningún umbral aprueba ni reprueba

Este es el punto que más se distorsiona en el mercado. Tanto la DCMA como la GAO advierten lo mismo, y conviene citarlo cuando alguien presenta un informe con semáforos.

La DCMA señala que una métrica fuera de umbral no equivale a una falla, sino que es un indicador para profundizar el análisis. La GAO lo dice de forma todavía más explícita al presentar sus mediciones cuantitativas: no hay umbrales de aprobación o rechazo asociados a las medidas. La severidad de un hallazgo pesa más que la cantidad de hallazgos.

De ahí que las dos pruebas más valiosas no sean numéricas. La primera es la prueba de ruta crítica: introducir un atraso intencional y verificar que el hito de término se desplace en la misma proporción; si no se desplaza, hay lógica rota en la red. La segunda son los dos índices que la DCMA marca como banderas cuando caen bajo 0,95, el que mide la eficiencia requerida para cumplir el hito y el que compara las tareas ejecutadas contra la línea base.

Sin documentación no hay revisión posible

La GAO es tajante: la documentación del cronograma, el documento de bases y la narrativa que explica supuestos y método, es esencial para que una revisión independiente pueda establecer si el programa es confiable. Un archivo de programación sin ese respaldo obliga al revisor a adivinar por qué una duración es la que es, y una revisión que adivina no sirve como respaldo de nada.

El Protocolo SCL aporta criterios equivalentes desde el lado contractual: el programa debe prepararse como una red de ruta crítica, identificar las rutas críticas y enlazar lógicamente las actividades y restricciones del mandante, en lugar de fijarlas con fechas. Pide evitar adelantos y esperas excesivos y las restricciones manuales que impiden que el programa reaccione al cambio, y da una guía práctica: ninguna actividad ni espera debería exceder los 28 días.

El mismo Protocolo aclara qué significa que la administración del contrato acepte el programa: reconoce que es una representación razonable, realista y alcanzable, pero no lo convierte en documento contractual ni garantiza que se vaya a cumplir. Y fija la cadencia mínima de actualización en intervalos no mayores a un mes, que es lo que tratamos en cómo actualizar el cronograma.

El caso chileno

En obra pública, el DS 75 define qué programa se exige, no quién lo revisa. Ya en la oferta pide un programa de trabajo en forma de carta Gantt con relación de precedencia y, cuando el proyecto lo requiere, un programa detallado de tipo ruta crítica con camino crítico y holguras principales. Después de la adjudicación, el artículo 139 exige el Programa Oficial con método de ruta crítica, con todos los ítems, las cantidades de obra, el camino crítico y las holguras principales.

Para incorporar capacidad técnica externa, el Reglamento contempla la Asesoría a la Inspección Fiscal, a cargo de un consultor inscrito en el registro correspondiente. Conviene ser preciso sobre su naturaleza: actúa bajo la dirección del inspector fiscal, de modo que es asesoría del mandante y no un revisor independiente de ambas partes. Dicho de otro modo, el respaldo normativo existe para los criterios de evaluación, no para la figura de un tercero neutral.

Cuándo pedirla

• Antes de aprobar el Programa Oficial, que es la referencia de todo el contrato.
• Antes de comprometer una fecha nueva después de una reprogramación.
• Cuando el programa deja de actualizarse o las actualizaciones no reflejan la obra.
• Antes de un análisis de riesgo, porque ningún resultado es mejor que el cronograma sobre el que corre.
• Cuando se prepara o se responde un reclamo de plazo.
• Cuando el equipo que construyó el programa es el mismo que debe evaluarlo, y falta una mirada externa. Sobre cómo se reparte esa función entre planta propia y apoyo externo, ver el rol del planificador.