Seguimiento de obras: cómo actualizar el cronograma

En muchas obras, “actualizar el cronograma” significa mover las barras hasta donde alguien cree que el trabajo va a terminar. Eso no es actualizar: es redibujar. El cronograma queda con fechas nuevas, pero sin información sobre qué pasó ni por qué.

Qué significa actualizar

La guía de evaluación de cronogramas de la GAO (GAO-16-89G) trata la actualización en su buena práctica 9. Parte de una idea: el avance real y la lógica son los que producen un pronóstico realista de las fechas. Para reflejar el estado verdadero del proyecto hay que mantener la integridad de esa lógica.

La guía llama statusing al proceso de cargar en el plan las fechas reales, la lógica y el avance, y ajustar el pronóstico del trabajo que falta. Pide además tres condiciones: un proceso establecido, actualizaciones regulares con el respaldo del equipo y de la gerencia, y que quienes actualizan tengan formación en el método de la ruta crítica.

Qué se registra en cada actualización

Una actualización bien hecha deja constancia, como mínimo, de:

• La fecha de corte. Todo lo que está antes es historia; todo lo que está después es pronóstico.
• Las fechas reales de inicio y de término de lo ejecutado.
• La duración restante de lo que está en curso, estimada con el avance real y no con el plan original.
• Los cambios de lógica, cada uno con su justificación.
• Las actividades nuevas que traen los cambios aprobados.

Con eso el software recalcula, y las nuevas fechas son una consecuencia del avance y no una decisión.

Qué se gana

La GAO enumera los beneficios de actualizar con regularidad: saber qué actividades están terminadas, en curso o atrasadas, y cómo afectan esas variaciones al trabajo restante; afinar las duraciones pendientes usando el avance, las duraciones y los recursos reales; y conocer en cada momento el estado de la holgura total y de la ruta crítica.

Ese último punto es el que más importa. La ruta crítica de hoy puede no ser la del mes pasado, y solo una actualización correcta lo muestra. Lo desarrollamos en cómo leer la ruta crítica y la holgura.

Los errores que distorsionan el resultado

• Fechas inválidas. El punto 9 de la evaluación DCMA revisa dos cosas que no deberían existir: fechas pronosticadas anteriores a la fecha de corte y fechas reales posteriores a ella. Las dos delatan una actualización mal hecha.
• Avance fuera de secuencia. Cuando una actividad empieza antes de que termine su predecesora, la lógica ya no representa lo ocurrido. La GAO advierte que el avance fuera de secuencia, junto con los calendarios múltiples, las restricciones de fecha y la nivelación de recursos, puede producir holguras engañosas. Los programas de planificación ofrecen distintas formas de tratarlo; lo importante es decidir cuál se usa y dejarlo documentado.
• Comparar contra el plan equivocado. El punto 11 de la DCMA mide las tareas que debían estar terminadas según la línea base y no lo están, con un umbral del 5 %. Para eso hace falta que la línea base siga intacta.

Cada cuánto

La GAO pide actualizaciones regulares, sin fijar un número. La frecuencia la define el contrato. En las obras del Ministerio de Obras Públicas, el artículo 139 del Reglamento para Contratos de Obras Públicas (DS 75) exige al contratista programas de trabajo basados en el avance efectivo, actualizados con la periodicidad que indique el inspector fiscal.

Guardar cada versión

Cada actualización es también un registro de lo que el proyecto sabía en esa fecha. Si se sobrescribe, se pierde. Y sin la serie completa de actualizaciones no se puede hacer después un análisis por ventanas, que es el método que mejor reconstruye un atraso. Por eso las actualizaciones son parte de los registros que deciden un reclamo.

Una rutina que funciona

• Fijar la fecha de corte y respetarla en cada actualización.
• Registrar primero lo real y recién después revisar el pronóstico.
• Documentar cada cambio de lógica en una bitácora.
• Revisar la ruta crítica y la holgura después de recalcular, no antes.
• Guardar la versión con su fecha y no volver a editarla.