Estructura de desglose del trabajo (EDT) y cronograma

La mayoría de las discusiones sobre un cronograma parten por la lógica, las duraciones o la ruta crítica. Antes que todo eso hay una pregunta más básica y menos atendida: ¿está todo el trabajo dentro del programa? Si falta alcance, lo demás se calcula sobre una base incompleta.

La primera buena práctica es capturar todo el trabajo

La guía de evaluación de cronogramas de la GAO (GAO-16-89G) ordena sus diez buenas prácticas y pone en primer lugar capturar todas las actividades. Su definición es explícita: el cronograma debe reflejar todas las actividades definidas en la estructura de desglose del trabajo del programa, incluidas las del mandante y las de los contratistas.

La guía advierte además qué pasa cuando esa práctica no se cumple: las demás quedan incumplidas por arrastre. No se puede afirmar que la secuencia sea correcta, que los recursos estén bien asignados, que la ruta crítica sea válida ni que el análisis de riesgo cubra el proyecto, si el cronograma no contiene todo el trabajo.

La EDT es el origen del cronograma, no un anexo

La GAO llama a la estructura de desglose del trabajo la piedra angular de todo programa, porque define en detalle el trabajo necesario para cumplir sus objetivos. De ahí salen las actividades: primero se define el alcance, después se programa.

Hay una consecuencia que suele sorprender. En la guía de costos de la GAO, el propio cronograma aparece en la lista de lo que no debe figurar como elemento de la EDT, porque es la EDT la que genera las actividades del cronograma y no al revés.

Trazabilidad en los dos sentidos

La prueba práctica es doble y se puede hacer sobre cualquier programa:

• De la actividad al alcance. Toda actividad del cronograma debe poder rastrearse a un elemento de la EDT. Una actividad sin elemento asignado, o asignada a un elemento que nadie definió, representa alcance sin asignar o sin definir.
• Del alcance a la actividad. Todo elemento de la EDT debe tener al menos una actividad asociada en el cronograma. Es la comprobación que detecta el trabajo que se olvidó programar.

Alinear el cronograma con la EDT es lo que permite sostener que el alcance total del trabajo está contabilizado dentro del programa. La GAO agrega una regla que evita problemas mayores: debe existir una sola EDT por programa, la misma que se usa para estimar el costo y para construir el cronograma. Cuando el presupuesto y el programa corren sobre estructuras distintas, el valor ganado deja de ser comparable.

El diccionario de la EDT

Una EDT sin diccionario es una lista de títulos. La GAO exige que toda EDT tenga un diccionario asociado que defina con claridad el alcance de cada elemento, y por lo tanto el alcance de las actividades del cronograma que cuelgan de él.

La guía de costos lo describe como un documento que explica en formato narrativo breve qué trabajo se ejecutará en cada elemento, y hace notar algo útil: con cambios menores, ese diccionario puede convertirse en el enunciado del trabajo del contrato. El mismo documento que ordena el cronograma sirve para definir lo que se contrata.

Cuatro reglas estructurales

La guía de costos de la GAO, en su capítulo 7, deja reglas que se pueden verificar con la EDT a la vista:

• El nivel más bajo de la EDT es el paquete de trabajo.
• Toda EDT debería tener al menos tres niveles.
• La suma de los elementos hijos debe ser igual al elemento padre.
• Una EDT orientada al producto, y no a las funciones o a las áreas de la organización, es la buena práctica.

Y una regla que no es estructural sino de proceso: la EDT es un documento vivo, que se actualiza cuando el alcance cambia. Si el alcance se mueve y la EDT se queda en la versión de la oferta, el cronograma empieza a describir un proyecto que ya no existe.

Dónde se mide el avance

Las actividades de detalle son las del nivel más bajo de la EDT y representan trabajo discreto y medible. Ahí es donde se registra el avance real, y no en los resúmenes ni en los hitos. Por eso la calidad de la EDT determina la calidad de la medición: si un paquete de trabajo agrupa tres meses de obra en una sola actividad, nadie podrá decir con precisión cuánto de ese paquete está hecho. Cómo se levanta y se registra ese avance lo tratamos en cómo actualizar el cronograma.

Cómo revisarlo en un programa real

• Pedir la EDT y su diccionario antes de revisar el cronograma.
• Tomar diez actividades al azar y buscar su elemento de la EDT; después tomar diez elementos y buscar sus actividades.
• Verificar que la estructura del presupuesto y la del programa sean la misma.
• Revisar que ningún paquete de trabajo sea tan grande que impida medir el avance.
• Comprobar la estructura completa del programa con la revisión de 14 puntos de la DCMA y fijar después la línea base.

Una precisión sobre las fuentes: las guías de la GAO están escritas para programas públicos de los Estados Unidos y usan su vocabulario de adquisiciones. Las buenas prácticas son transferibles a un contrato de obra, pero conviene leerlas como criterio técnico y no como norma aplicable en Chile.