Reclamos de plazo: se ganan o se pierden en los registros

La mayoría de los reclamos de plazo no se pierden en el análisis. Se pierden antes: porque la notificación llegó tarde, o porque cuando hubo que probar qué pasó y cuándo, no había registros de la época que lo mostraran. Un análisis impecable sobre hechos que no se pueden demostrar vale poco.

Los plazos de notificación son una condición, no un trámite

Los contratos modernos convierten la notificación oportuna en requisito del derecho. El caso más conocido es el de los contratos FIDIC, muy usados en infraestructura con financiamiento internacional.

En el Libro Rojo de FIDIC de 2017, según el análisis de Gowling WLG:

• Subcláusula 20.2.1. La parte que reclama debe notificar dentro de 28 días desde que tomó conocimiento del evento. Si no lo hace, pierde el derecho: no hay extensión de plazo ni pago adicional. La edición de 2017 agregó un contrapeso: si el Ingeniero considera que la notificación fue tardía, debe avisarlo; si no lo hace, la notificación se tiene por válida.
• Subcláusula 20.2.3. Las partes deben mantener registros contemporáneos que respalden su posición.
• Subcláusula 20.2.4. Dentro de 84 días hay que presentar el reclamo completamente detallado, con su fundamento contractual o legal y los registros que lo sostienen.

En el Libro Rojo de 1999, la subcláusula 20.1 ya exigía notificar dentro de 28 días y presentar el reclamo detallado en 42, sin el mecanismo de validez presunta que incorporó la edición de 2017.

En los contratos de obra pública chilenos, la regla equivalente está en el artículo 161 del Reglamento para Contratos de Obras Públicas: los atrasos por fuerza mayor o caso fortuito se justifican por escrito ante la inspección fiscal dentro de 30 días desde que se producen, y pasado ese período no se acepta justificación alguna.

Los números cambian de un contrato a otro. La lección no: el reloj corre desde el evento, no desde que alguien terminó de analizarlo.

Qué es un registro contemporáneo

Un registro contemporáneo se hace en el momento, por quien tiene conocimiento directo de lo que ocurre. Su valor está justamente en que no fue preparado para el reclamo.

El Protocolo de Atrasos e Interrupciones de la Society of Construction Law abre su lista de principios con esto: el Principio Básico 1 trata del programa y los registros. El resumen de Addleshaw Goddard sobre la segunda edición destaca su recomendación de acordar desde el inicio un régimen de registros, para que después no haya disputa sobre cuáles valen.

En una obra, los registros que más pesan suelen ser:

• El Libro de Obras. En los contratos del MOP, el artículo 111 del Reglamento dispone que las órdenes del inspector fiscal se imparten por escrito, con constancia en el Libro de Obras.
• Los informes diarios, con dotación, equipos, frentes activos y condiciones de trabajo.
• Las actualizaciones del programa, guardadas tal como se emitieron.
• La correspondencia y las actas de reunión, con fecha y responsables.
• Las fotografías fechadas y georreferenciadas.

El programa actualizado también es un registro

Se suele pensar en el programa como una herramienta de planificación, pero su serie de actualizaciones es también un registro de lo que el proyecto sabía y esperaba en cada fecha. El artículo 139 del Reglamento chileno exige programas de trabajo basados en el avance efectivo y actualizados con la periodicidad que indique la inspección.

Una actualización que no se hizo es un registro que no existe. Y cuando falta, los análisis más sólidos, los que siguen la evolución del proyecto período a período, ya no se pueden hacer con los datos originales. Lo explicamos en la clasificación de métodos AACE 29R-03.

Evaluar en el momento, no al final

La segunda edición del Protocolo SCL propone que el efecto de los atrasos se determine de forma contemporánea, mientras la obra avanza, usando el análisis de impacto en el tiempo. Esperar al final para reconstruir todo es más caro, más discutible y muchas veces llega tarde para las notificaciones.

Una rutina mínima

• Registrar cada evento relevante el mismo día, con fecha, hora y responsable.
• Notificar dentro del plazo contractual aunque el efecto todavía no esté cuantificado.
• Guardar cada actualización del programa sin sobrescribir la anterior.
• Mantener un registro de eventos que vincule cada notificación con sus respaldos.
• Revisar el contrato al inicio y anotar todos sus plazos de notificación en un solo lugar.

Nada de esto es sofisticado. Es disciplina, y es exactamente lo que falta en la mayoría de los reclamos que se caen.